Je nachdem, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht, ob Sie Einzelkaufmann sind oder ob es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Offene Handelsgesellschaft (OHG), eine Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft handelt, gibt es unterschiedliche Regelungen. Was müssen Sie auf Ihren Schreiben angeben? Wozu sind diese Angaben eigentlich gut? Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren.

Sie starten in der Regel als Einzelunternehmer auf eigene Rechnung.

Rechnungen

Für Ihre Arbeit und Ihre Produkte möchten Sie nach erbrachter Leistung bzw. Lieferung auch finanziell von Ihren Kunden entschädigt werden. Immer wieder führen falsch ausgestellte Rechnungen zu Zahlungsverzögerungen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ort und Datum
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistung
• Höhe des Entgelts für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Umsatzsteuersatz (in der Regel 19 Prozent)
• Zahlungsziel (Datum, bis wann die Überweisung eingegangen sein soll)
• im Voraus vereinbarte Boni, Rabatte, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
• Klausel / Hinweis über Zuschläge bei Zahlungsverzug

Grundsätzliche Fragen lassen sich in einem Gespräch klären. Bei detaillierten steuerrechtlichen Fragen sollten Sie jedoch einen Steuerberater zu Rate ziehen.

In Ihrer Buchführung halten Sie alle Einnahmen und Ausgaben fest. Auf diese Weise sind Sie immer über die aktuelle finanzielle Situation Ihres Unternehmens informiert. Voraussetzung: Ihre Buchführung ist vollständig und up-to-date.

Es gibt zwei Arten der Buchführung: die so genannte Einfache (für Kleinunternehmer mit sehr überschaubarem Geschäftsumfang) und die Doppelte (für Kaufleute und buchführungspflichtige Unternehmen mit komplexeren Geschäftsprozessen).

Die einfache Buchführung ist nur für kleine Betriebe mit einfachen und leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert (z. B. Freiberufler, Einzel-Unternehmen mit einem Angestellten). Die einfache Buchführung ist dabei allerdings nur für Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind.

Die doppelte Buchführung ist für alle Betriebe mit differenzierteren und nicht ganz leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert. Für bestimmte Unternehmen ist sie darüber hinaus Pflicht. Der gesetzlichen Buchführungspflicht (doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung) unterliegen

• alle Kaufleute
• Nicht-Kaufleute mit Umsätzen von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro.
• Kapitalgesellschaften (GmbH und AG); sie gelten immer als Kaufleute, egal womit sie sich befassen.
• Nicht buchführungspflichtig sind
• alle anderen Nicht-Kaufleute
• alle anderen Betriebe der Land- und Forstwirtschaft
• Freiberufler

Buchführungskursus oder Steuerberater

Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Gründer und Jungunternehmer, die die einfache, vor allem aber die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskursus belegen (z. B. bei der zuständigen Kammer) oder einen Steuerberater oder ein Buchführungsbüro beauftragen. Aber: Verantwortlich bleiben Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Pflichten und Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung kennen.